Koszyk 
Jak rozliczyć prezenty świąteczne dla pracowników? Prezenty w dwóch ujęciach
Koniec listopada i początek grudnia to czas, który sprzyja podsumowaniom kończącego się roku. Dla przedsiębiorców jest dobrą okazją do podziękowania współpracownikom i kontrahentom za to co udało się wspólnie osiągnąć, co udało się ulepszyć, stworzyć a jednocześnie daje okazję do określenia tych miejsc, w których należy jeszcze coś poprawić, usprawnić, a może zakończyć. Za te wszystkie starania i próby z pewnością należą się wszystkim wielkie podziękowania i gratulacje. Często wyrażamy tę wdzięczność materialnymi upominkami. Najczęściej wybierane są świąteczne kosze prezentowe, jednak przy tej okazji nasuwają się pytania. Nierzadko przy takich okazjach księgowość zgłasza swoje – jak najbardziej uzasadnione obawy, czy skarbówka nie wyrzuci z kosztów faktury, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się zakupić upominki dla kontrahentów i pracowników ze środków obrotowych firmy, jak zakwalifikować tego typu wydatki, w jaki sposób rozliczyć je w kosztach działalności.
W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszt uzyskania przychodów uważa się wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a także nie występują w katalogu kosztów, które ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodów, niezależnie od związku z prowadzoną działalnością.
Kosztami wyłączonymi z kosztów uzyskania przychodów są np. koszty reprezentacji czyli wydatki, które ponoszone są w celu ugruntowania dobrego wizerunku firmy, wykreowania dobrych relacji z klientami. Z kolei reklama to wszelkie czynności służące do zachęcania do kupna konkretnego produktu czy usługi. W każdym przypadku to przedsiębiorca musi zdecydować, czy dany wydatek zakwalifikuje do kosztów firmy, czy też nie będzie on w świetle powyższej ustawy stanowił kosztu uzyskania przychodów.
Kosze prezentowe dla kontrahentów - czy można wliczyć w koszty? Prezenty dla kontrahentów a vat
Z kolei zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a wolna od opodatkowania jest wartość otrzymanych, nieodpłatnych świadczeń w związku z promocją lub reklamą - jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł. Zwolnienie to jednak nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika przedsiębiorcy lub osoby świadczącej usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
Zatem drobne upominki świąteczne przekazane kontrahentom w celu podjęcia czynności reklamy o wartości nieprzekraczającej 200zł będą stanowiły u przedsiębiorcy koszty uzyskania przychodu. Należy pamiętać, że w przypadku otrzymania przez kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą prezentu o wartości większej niż 200zł, jest on zobowiązany do rozpoznania przychodu i opodatkowania nie nadwyżki powyżej limitu, a całej wartości otrzymanego prezentu. Podobnie sytuacja będzie wyglądała, gdy kontrahent otrzyma prezent stanowiący u sprzedawcy kosz reprezentacyjny.
Księgowanie prezentów dla kontrahentów, czyli prezent dla kontrahenta a koszty uzyskania przychodu
Prezenty świąteczne przekazywane kontrahentom a także osobom nie prowadzącym działalności gospodarczej stanowią kolejną grupę upominków. Są to prezenty o charakterze reprezentacyjnym i jako takie nie mają co do nich zastosowania powyższe limity, bowiem celem obdarowania nimi odbiorców będzie stworzenie i ugruntowanie dobrego wizerunku firmy co z kolei prowadzi do uznania tego upominku za koszty reprezentacji u obdarowującego i podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.
Ogólnie rzecz biorąc, drobne upominki z logo firmy (np. kubki, długopisy), kierowane do szerokiego grona odbiorców, mogą zostać ze spokojem ujęte w kosztach uzyskania przychodu zaś większe prezenty, w szczególności te zawierające alkohol lub niemające cech reklamowych, względnie kierowane tylko do wąskiego grona odbiorców, są traktowane jako wydatki na reprezentację i podlegają wyłączeniu z KUP.
Należy również pamiętać, że przekazanie upominków świątecznych odbiorcom prywatnym wiąże się z obowiązkiem wystawienia do końca lutego roku następnego po roku przekazania prezentów – zeznania PIT-11, w którym zostanie wyszczególniona wartość przekazanego prezentu świątecznego, dlatego ważne jest prowadzenie dokumentacji niezbędnej do wystawienia deklaracji PIT11.
W procesie ewidencji i opodatkowania upominków przekazywanych przez przedsiębiorcę istotne jest również rozpatrzenie sprawy na gruncie ustawy o vat. Zgodnie z jej zapisami upominki przekazane osobom, od których nie mamy potwierdzenia ich otrzymania i których wartość przekracza 20zł. powodują konieczność odprowadzenia podatku vat od ich wartości zaś w przypadku prowadzenia ewidencji odbiorców limit ten wzrasta do 100zł.
Pomysł na gotowy kosz prezentowy z alkoholem
Kosz prezentowy świąteczny z polskimi produktami
Jak rozliczyć upominki świąteczne dla pracowników? Paczki świąteczne dla klientów a vat
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń oraz świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Oznacza to że, wartość prezentów świątecznych przekazanych pracownikom ze środków obrotowych firmy będzie stanowić podstawę do naliczenia zaliczki na PIT i składek ZUS pracowników zgodnie z tytułem, z którego są przyznawane (UoP, zlecenie) a jednocześnie wydatki na nie pracodawca może zaliczyć w koszty działalności.
Zwolnienie z PIT dotyczy natomiast upominków sfinansowanych z ZFŚS, w tym przypadku konieczne jest spełnienie warunków ustawowych (m.in. limit kwotowy 1000 zł rocznie). Wówczas taki wydatek kosztem nie jest, gdyż w KUP zalicza się odpisy na ZFŚS.
Kosze prezentowe firmowe - gdzie kupić i o czym pamiętać?
Znając już sposoby rozliczania prezentów firmowych możemy skupić się na ich wyborze. Przede wszystkim warto pamiętać, by zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem. Budżet na prezenty świąteczne można zaplanować o wiele wcześniej, by uniknąć przedświątecznej gorączki. Prezenty można zakupić stacjonarnie lub skomponować je samodzielnie, jednak często jest to problematyczne i czasochłonne. Ze swojej strony polecam zamówienie prezentów przez internet. Sklep z koszami prezentowymi MojaGwiazdka.pl oferuje gotowe prezenty świąteczne z logo, kosze prezentowe dla firm oraz drobne upominki świąteczne. Wybór sklepu internetowego pozwala także na zaplanowanie wysyłek bezpośrednio do pracowników, kontrahentów i klientów.
Obdarowywanie jest piękne i niezwykle miłe. Należy jednak pamiętać, że w świetle prawa podatkowego pociąga ono za sobą pewne obowiązki, których niedotrzymanie może skutkować konsekwencjami karnoskarbowymi.
Przeczytaj również:
Kosze prezentowe świąteczne z alkoholem - 10 najlepszych pomysłów
Jak zorganizować firmowe Święta? Poradnik
Życzenia świąteczne dla firm - czego życzyć pracownikom i klientom